Перевод сотрудников на удаленную работу — как сосредоточиться, когда нужно работать не в офисе, а дома?

В свете последних событий компания Antal Russia провела исследование среди компаний, работающих в России. Работодатели рассказали о переводе сотрудников на удаленную работу, оптимизацию HR-бюджет и о планах по работе с персоналом. Татьяна Мартюшева, руководитель офиса Antal Russia в Санкт-Петербурге анализирует результатыт исследования и объясняет читателям «Финвестей», что происходит на рынке.

ПЕРЕВОД СОТРУДНИКОВ НА УДАЛЕННУЮ РАБОТУ

94% компаний в России предоставили своим сотрудникам возможность работать удалённо. Респонденты отметили, что в большинстве случаев это касается офисного персонала. «Производственный персонал работает на местах». Также в компаниях отметили, что в будущем могут пересмотреть своё отношение к удалённой работе в сторону перевода большего количество персонала на работу вне офиса.

При этом, больше половины сотрудников (54%) в этих компаниях воспользовались данной опцией, 24% «частично перешли на работу из дома», 22% «полностью работают в офисе». Обращаем внимание, что опрос начался до введения более строгих мер со стороны правительства, когда у компаний было больше возможностей работать из офиса.

Удаленная работа для многих сейчас в новинку

Почти четверть (23%) работодателей затруднились ответить на вопрос, когда они смогут вернуть своих сотрудников к обычному офисному режиму. 43% компаний уверены, что это произойдет через 2-4 недели (датой отсчёта респондентам было поставлено 1 апреля 2020). 11% уверены, что возвращение персонала в стены «родных опенспейсов» займёт не менее 2 месяцев. (рис.1)

Удаленная работа для многих сейчас в новинку. Опросив тысячи респондентов мы смогли выявить правила, которые помогают сосредоточиться, когда нужно работать не в офисе, а дома:

• Организуйте рабочее место. Не работайте, сидя на диване и уж тем более в кровати. По возможности оборудуйте все как в офисе: стол, стул, компьютер, мышь, ежедневник и прочая канцелярия.
• Переоденьтесь. Безусловно, нет ничего комфортнее домашней одежды. Однако, велики шансы, что в ней вы будете ощущать некую расслабленность. Лучше переоденьтесь в то, в чем пошли бы в офис. Это поможет настроиться на работу.
• Придерживайтесь рабочего графика. Если в офисе вы работаете с 9 утра, то из дома лучше начинать так же. Не ломайте привычный график, ведь карантин не навсегда, а на восстановление понадобится много времени.
• Уберите все отвлекающие факторы. Советуем установить специальные программы, которые помогут следить за временем и процессом выполнения задач. Постарайтесь не включать на фоне телевизор или сериал, даже если очень хочется. Помните, что вы на работе.
•  Если у вас маленький ребенок, проигнорируйте правило о соблюдении рабочего графика. Скорее всего, нормально поработать у вас получится только тогда, когда ребенок спит, либо, когда кто-то из родственников будет свободен от своих дел. В случае неотложных задач — мультики и гаджеты вам в помощь.
• Побалуйте себя. Теперь не надо тратить около часа на дорогу в офис, поэтому у вас есть немного времени, чтобы сделать себе приятное. Вы можете поспать на час дольше, приготовить что-то вкусненькое, помедитировать или почитать интересную книгу. Уверены, маленькие радости помогут достичь больших успехов!
• Следите за физической активностью. Рекомендуем делать мини-зарядку каждый час. Тем более, что это очень полезно как для здоровья, так и для работы мозга.

Основными проблемами для HR в этот период стали следующие вопросы:

• Возможно повлияет на отношение руководства в будущем к удаленной работе – 54%
• Как выстроить внутреннюю коммуникацию в новых бизнес-процессах – 53%
• Как контролировать сотрудников на удаленной работе – 53%

Кроме того, HR волновали не совсем HR-вопросы. Например, как подготовить ИТ-службы к возросшей нагрузке. (рис.2)

ПЛАНЫ ПО НАЙМУ, СОКРАЩЕНИЯМ И ОПТИМИЗАЦИИ БЮДЖЕТА

40% компаний в России приостановили найм персонала на ближайшие 2-3 месяца. Однако, почти треть (31%) решили продолжить нанимать новых сотрудников в этот период. 27% компаний отложили офферы и даты выхода новых сотрудников. Около 10% заявили о планируемых сокращениях. Интересно, что согласно нашему исследованию среди компаний, проведенному в феврале, также 10% компаний говорили о планируемых сокращениях. Кроме того, в феврале почти половина работодателей (47%) собирались замещать освободившиеся вакансии. По данным марта, только 21% будет искать замену покинувшим компанию сотрудникам. (рис.3)

19% работодателей отметили, что у них возрос спрос на ИТ-специалистов. 16% компаний еще больше потребовались специалисты из продаж. Для 9% нужнее стали эксперты из производства. При этом, 43% отметили, что в их компаниях спрос на каких-то определённых сотрудников не изменился. У 20% компаний сократился спрос на персонал. Чаще всего работодатели отмечают, что сократился спрос на административные позиции.

75% компаний в той или иной степени задумались над сокращением HR-бюджета. Первыми под удар попали мероприятия для сотрудников. В половине компаний (54%), видимо, не будет крупных корпоративов и тимбилдингов в этом году. 47% урезали командировочные расходы, а 43% — расходы на тренинги и обучение. Сокращать зарплаты и бонусы будут менее 10% компаний. (рис.4)

В случае продолжения самоизоляции и развития ситуации по итальянскому сценарию, как и в любом экономическом кризисе, будут профессии, которые более востребованы, и те, которые менее востребованы. Как и в предыдущем кризисе, сильные продавцы, IT-программисты, некоторые уникальные специалисты (агропромышленность, фармацевтика и т.д.) с гораздо большей вероятностью будут сохранены, чем вспомогательные функции, такие как финансы, HR, маркетинг.

Как и в предыдущем кризисе, сильные продавцы, IT-программисты, некоторые уникальные специалисты (агропромышленность, фармацевтика и т.д.) с гораздо большей вероятностью будут сохранены, чем вспомогательные функции, такие как финансы, HR, маркетинг

В краткосрочной перспективе всем нужны курьеры, которые могут доставить на дом продукты из магазинов. Тратится много времени на поиски тех секторов/компаний, которые вынуждены временно увольнять людей и отдавать их тем фирмам, которые имеют большой спрос – например, доставщикам.
В связи с этим, каждый задается вопросом, как принимают сотрудников на работу, если компания находится на карантине. Процедура достаточно стандартная:

• Соискатель предоставляет нанимающей стороне стандартный набор документов при трудоустройстве: паспорт, документы о полученном образования, данные об индивидуальном лицевом счете (СНИЛС), ИНН, банковские реквизиты и т.д. в электронном виде.
• Работодатель составляет трудовой договор и отправляет его соискателю для ознакомления.
• После согласования всех прописанных в договоре прав и обязанностей происходит заключение договора, при этом может быть использована электронная подпись.
• Трудовая книжка направляется ценным письмом с описью или курьерской службой с возможностью отслеживания посылки вместе с подписанным трудовым договором и приказом о приеме.

Обратим внимание на то, что сотрудников на удаленной работе, нужно контролировать. На основании опроса работодателей, был подготовлен чек-лист по контролю за подчинёнными во время удаленной работы:

• Можно воспользоваться технологическими решениями, которые позволяют отследить, сколько времени ваши сотрудники действительно работают.
• Необходимо четко выстроить систему KPI со своими сотрудниками, проговорить и прописать, какой результат каждый сотрудник должен предоставить к определенному времени.
• Обеспечить постоянную коммуникацию с менеджером. Как показывает практика, это ключевой фактор, который позволяет добиться максимальной отдачи от удаленного сотрудника.
• Завести общий чат команды для обсуждения текущих вопросов.
• Обеспечить доступ к регулярным видеозвонкам. Это не только отличный способ для контроля выполнения задач, но и более удобный способ для обсуждения деталей проектов.
• Помните о том, что моральная поддержка сотрудников с вашей стороны имеет огромное значение в период всеобщей паники.

Сейчас, как никогда, требуется поддержка мощной сети возможностей